こんにちは、52歳の現役SE、マーコットです。
「これ、ちょっと直すだけでいいから、ついでにお願いできない？」
その一言に、どう返せばいいか分からず、
メールの下書きを何度も書き直した経験はありませんか。
この記事では、
文章が得意でなくても、
AIを使って「角の立たないお断りメール」を短時間で作る方法を、
実際に使えるプロンプト例とあわせて紹介します。
虹野ネオンうわぁ……その一言、来た瞬間にお腹がキュッてなるやつだよね。
断ったら空気が悪くなりそうだし、
引き受けたら“ついで”のはずが作業山盛りになりそうだし……。
どう書けば正解なのか、考えすぎて手が止まっちゃうよ。
海野しずくその反応、とても自然なのよ。
“相手に配慮したい気持ち”と“自分を守りたい気持ち”がぶつかっているだけなのよね。
大切なのは、一人で抱え込まないことなの。
状況や本音をAIにそのまま渡せば、
相手に失礼にならない言葉に、きちんと整えてくれるわ。
はじめに：断りにくい依頼が来た瞬間、思考が止まる
「これ、ちょっと直すだけでいいから、ついでにお願いできない？」
検証フェーズ（テスト）開始直前、お客様からの悪気のない「ちょっとしたお願い」。
しかし、システムを作る側の視点で見れば、それはほとんどの場合、
「契約に入っていない、まったく新しい追加注文」です。
この瞬間、私の頭の中では逃げ場のないジレンマが発生し、思考がフリーズします。
※この記事は、
「AI副業を始めたばかりで、文章作成や交渉が苦手な方」でも
そのまま真似できる内容になっています。
SEでなくても、ITに詳しくなくても問題ありません。
直面する、2つの最悪な選択肢
追加費用を請求する場合
- 今さらお客様側で予算を追加するのは、現実的に難しい。
- それでもこちらが「では、見積もりを出します」と言うと、
実際には支払うつもりがないまま、
「なぜ、そんなに費用がかかるのか」
「予算はないけど、何とかならない？」
という話に発展しがちだ。 - 説明と調整が長引き、議論だけが膨らんで泥沼化する。
- 結果として、検証作業の開始が遅れてしまう。
追加費用を請求せずに断る場合
- 「なぜタダでは対応できないのか」を納得していただくには、
専門的な事情を噛み砕いて説明する必要がある。 - メールや電話のやり取りが何度も発生し、
「断るための調整」に時間と精神力を奪われる。 - こちらも結果的に、検証作業の開始が遅れてしまう。
なぜこの問題が一番つらいのか
「請求するのも非現実的、断るのも高難易度」
そうやって悩んでいる時間そのものが、
プロジェクトの進捗を静かに、しかし確実に圧迫していきます。
私は現役SEとして働いていますが、正直に言います。
この「顧客対応（調整業務）」こそが、一番のモチベーション低下の原因でした。
「作業を進めたいだけなのに、
なぜ一日中、メールの文面で悩まなきゃいけないんだ……」
曖昧な返事はトラブルの元。
そんな私の精神安定剤になってくれたのが、AIでした。
「断る」のが怖い本当の理由
やっと作業が終わり、
「これで一段落だ」と思った矢先に届く追加依頼。
ここで角が立てば、
関係が悪くなるかもしれない。
評価が下がるかもしれない。
次の仕事が来なくなるかもしれない。
だから私たちは、
断るべき場面でも言葉を選びすぎて、手が止まってしまうのです。
メール作成で消耗する理由は、とてもシンプルです。
それは、
「こちらの事情（理由）」を
「相手が納得できる言葉」に翻訳する作業に、
大きなエネルギーを使っているから。
この翻訳作業を、
AI（ChatGPT や Gemini）は一瞬で肩代わりしてくれます。
実践①：専門的な事情をAIに渡して代筆してもらう
今回は例として、
「画面の動きを少し変えてほしい」という依頼が、
実は影響範囲の広い修正だったケースで試します。
※SEの例ですが、
副業の修正依頼・契約外のお願いにそのまま置き換え可能です。
【重要】入力前のセキュリティチェック
ここは本当に重要です。
無料版のAIに入力した内容は、学習に使われる可能性があります。
そのため、プロンプト（AIへの指示文）では、
必ず固有名詞を伏せてください。
- × 株式会社〇〇の田中様
- ○ A社の担当者様
AIには仮名で指示し、
完成後に実名へ書き換える。
これが基本ルールです。
以下の記事も参考にしてください。
手順：AIへの指示（プロンプト）
※プロンプトとは、AIに出す「指示文」のことです。
難しく考えず、状況をそのまま文章で伝えればOKです。
以下は、今回の記事用に整理した「AIへの指示例（プロンプト）」です。
チャット欄に、事実関係と「伝えにくい結論」を箇条書きで入力します。
【この記事用に整理したプロンプト例】
優秀なプロジェクトマネージャーとして振る舞ってください。
クライアントへの「お断りメール」を作成してほしいです。【相手】 A社の担当者様（※実名は伏せています）
【相手の属性】 重要顧客・ある程度のITリテラシーあり
【要望】 検索機能の挙動変更について
【結論】 今の契約の範囲内では対応できない（今回は見送る）
【理由】
・一見すると軽微な修正に見えるが、裏側の構造にも影響が及ぶ。
・その結果、関連する他の作業にも修正と確認が必要になる。
・現在は作業工程が完了し、検証（チェック）に入る直前の段階である。
・このタイミングでの修正は、十分な確認時間を確保できず、品質に影響が出る恐れがある。
【状況】
・今から追加費用や日程を再調整する時間的余裕がない。
【代替案】
・今回の対応は見送り、次のタイミングで改めて相談したい。
【トーン】
・専門的な事情を噛み砕いて説明する。
・相手を責めず、「品質を守るため」という前向きな理由で断る。
・関係が悪化しないよう、丁寧で誠実な表現にする。
このプロンプトを投げると、
AIは以下のようなポイントを押さえた文章を生成してくれます。
- 結論（今回は対応できない）を最初に伝える
- 技術的・実務的な理由を、相手目線で噛み砕いて説明する
- 「品質を守るため」という前向きな理由に変換する
虹野ネオンうわぁ……すごい！ 私が書くと『時間がなくて無理です』っていうただの言い訳になっちゃうけど、『品質を守るため』って変換されるだけで、すごくプロっぽい響きになるね！
海野しずくそうなの。断ることは『拒絶』ではなく、お互いのために『リスクを回避する提案』なんだと、AIの文章が教えてくれるのよ。
これなら罪悪感を持たずに、自信を持って送信ボタンを押せそうよね？
AIの出力から学ぶポイント
AIは、
言いづらい本音を、
丁寧で角の立たない文章に変換してくれます。
本来なら、
「ここで直すと、品質が落ちます」
と伝えたいところを、
「品質を守るための判断」として
ポジティブな表現に翻訳してくれる。
あとは、
会社名や担当者名を実名に戻すだけです。
実践②：それでも食い下がられたら？「落とし所」もAIと探す
AIは、最初のお断りメールだけで終わりません。
「どうしても今回入れてほしい」
と強く言われた場合でも、
AIは冷静な第三者として助けてくれます。
作業量の増加を最小限にとどめて、納期を守るために、
「別の作業を後回しにする」
「一部だけ簡易対応にする」
「納期を延ばす」
などの妥協案（バーター条件）を3つ考えてください。
この一言で、
感情を挟まない現実的な選択肢が返ってきます。
AI副業初心者こそ、この考え方が重要
AI副業を始めると、
- 文章を書く
- 依頼を断る
- 条件をすり合わせる
といった場面が必ず出てきます。
多くの人が、
文章で悩んで手が止まり、
副業そのものをやめてしまう。
だからこそ大切なのは、
考え込む前にAIに投げること。
断ることは、
自分と仕事を守るための立派な行為です。
あなたが悪いわけではありません。
ただ、「伝え方」に悩んでいるだけ。
「相手を怒らせずに、
この依頼をお断りする文章を考えて。
※名前は伏せてね」
この一言で、
あなたの時間とメンタルは、確実に守られます。
記事執筆のヒント（今回のプロンプトの型）
- 【役割】 副業者、担当者、営業役など
- 【相手】 A社担当者、依頼者（※実名NG）
- 【結論】 今回は対応できない
- 【理由】 手戻り・品質・スケジュール
- 【代替案】 後日対応、別条件
- 【トーン】 相手を尊重しつつ、冷静に
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